ورشة عمل " زيارة المراجعة الخارجية "

جامعة سلمان بن عبد العزيز تنظم ورشة عمل عن " زيارة المراجعة الخارجية " بدعم معالي مدير الجامعة معالي الدكتور / عبد الرحمن العاصمي، وبرعاية سعادة وكيل الجامعة للتطوير والجودة الدكتور/ صالح القحطاني وأشراف سعادة عميد التطوير والجودة الدكتور/ منصور بن علي الشهري. نظمت وكالة التطوير والجودة بالتعاون مع المركز الثقافي البريطاني ورشة عمل بعنوان: “Preparing for an External Institutional Review” "إعداد المؤسسة للمراجعة الخارجية" وذلك يوم الخميس 21/11/2013 بمبنى الهداية من الساعة الثامنة والنصف وحتى الخامسة مساءا. وقام بالتدريب في الورشة خبيرتا الجودة البريطانيتان: Dr. Gillian King & Mrs. Shona Patrison. ومن الجدير بالذكر أن هذه الورشة تأتى ضمن خطة عمادة التطوير والجودة لإعداد جامعة سلمان بن عبد العزيز للاعتماد المؤسسي والبرامجي لعدد من برامجها الأكاديمية. وقد حضر الورشة عدد 110 متدربا من الشطرين (الرجال والنساء) من سعادة وكلاء كليات الجامعة للتطوير والجودة، وسعادة مستشاري عمادة التطوير والجودة، وسعادة رؤساء الأقسام وأعضاء الفرق المشاركة في مشروع التقويم التطويري المؤسسي والبرامجي (رجال ونساء) وكذلك عدد 30 متدربا من فرع الجامعة بوادي الدواسر والسليل عبر الشبكة. وقد تناولت الورشة عدة محاور منها كيفية الاستفادة من المراجعة الخارجية، وكيفية التخطيط الأمثل لزيارة المراجعة الخارجية باستخدام الموارد المتاحة بالمؤسسة، وكذلك كيفية الاستفادة من نتائج عملية المراجعة الخارجية في عمل خطط تحسين وتطوير لأنشطة المؤسسة. وبيان أهمية دعم قيادات المؤسسة للاستعدادات الخاصة بزيارة المراجعة الخارجية للمؤسسة. وقد قَسمت الورشة إلى عدة جلسات تناول المكونات الرئيسية للإعداد للمراجعة الخارجية والتي تشمل: o إعداد وتجهيز الموارد البشرية وذلك بتحديد المسئول على إعداد المؤسسة للمراجعة وتكوين لجان وفرق خاصة لعملية الإعداد لزيارة المراجعة. o التخطيط لعملية المراجعة الخارجية من خلال تحديد جدول زمني وقائمة بالأنشطة اللازمة وتحديد فريق لمتابعة تنفيذ تلك الأنشطة. o اختيار منسق ا للزيارة يكون لديه المعرفة بإجراءات الزيارة ومهارات عمليات المراجعة الخارجية. واستعرضت سعادة الدكتورة/ جوليان الجدول الزمنى للإعداد للزيارة الخارجية والذي يبدأ قبل تسعة شهور من الزيارة بتسليم المؤسسة دراستها الذاتية مدعمة بالأدلة والشواهد والمستندات حيث يتم عمل جدول زمني لأعمال المراجعة من خلال الهيئة الوطنية للتقويم والاعتماد الأكاديمي. وقبل أربعة شهور من الزيارة تقوم الهيئة الوطنية بتحديد فريق الزيارة وتقدم المؤسسة نسخ من دراستها الذاتية. تقوم الهيئة بإرسالها إلى فريق المراجعة حيث يقوم رئيس الفريق بتوزيع الأدوار والمسئوليات على فريق الزيارة. الذي يقوم بدوره بالاطلاع على الدراسة الذاتية للمؤسسة والمستندات المرفقة، وقبل ميعاد الزيارة بشهر واحد يتم تحديد جدول زمني لزيارة وطلب أي مستندات اضافية من المؤسسة. وعن إجراءات الزيارة، فقبل الزيارة بمدة قصيرة يتم عمل اجتماع تنسيقي لفريق الزيارة مع المسئول المختص من المؤسسة، وذلك للتنسيق والاتفاق على الأنشطة والفعاليات والمقابلات خلال الزيارة. وقد أكدا المدربتان على أهمية أشعار جميع أفراد المؤسسة بأنشطة وفعاليات الزيارة وحثهم على حضور اللقاءات والمقابلات مع فريق المراجعة إذا طلب منهم ذلك والإجابة بعمق وروية على أسئلة المراجعين. وبعد انتهاء الزيارة يقوم فريق المراجعة بعمل اجتماع بغرض إعطاء المؤسسة تغذية راجعة عن الزيارة وتقديم ملخصا بأهم نتائج وتوصيات الزيارة. وبعد ذلك تقوم الهيئة الوطنية للتقويم والاعتماد الأكاديمي بأرسال التقرير النهائي للزيارة متضمنا أهم التعليقات والتوصيات والتي تستخدمها المؤسسة فيما بعد لإعداد خطة تحسين لمعالجة التوصيات الواردة بتقرير الزيارة. هذا وقد قامت المدربتان بمنح المتدربين بعض التدريبات العملية ومتسعا من الوقت للنقاش المثمر والإجابة على استفسارات المتدربين.