أُنشئت إدارة مراقبة المخزون في الجامعة بناءً على قرار معالي وزير المالية والاقتصاد الوطني رقم 21 / 4201 ، المؤرخ في 11 / 08 / 1403 ه. وتهتم الإدارة بمراقبة المخزون في مستودعات الجامعة، وكذلك مراقبة العهد بجميع قطاعات الجامعة وفقاً للمادة 22 من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية، وذلك بقيامها بما يلي:
▪ مُتابعة حركة المخزون لضمان استمرار العمل المُستودعي بشكل مُنتظم.
▪ تحديد مُستويات المخزون لضمان استمرار العمل المُستودعي بشكل مُنتظم.
▪ مُُمارسة أعمال الجرد لتسهيل مهام الرقابة الخارجية على المُستودعات من الأجهزة المُختلفة.
▪ اكتشاف الأخطاء في حينها ومُحاولة تلافيها مُستقبلاً.
▪ المُحُافظة على مُُمتلكات الجامعة، وذلك بالحد من فقد الأصناف أو تلفها أو تقادمها.
الرؤية:
▪ التميز في تطبيق عمليات إدارة المخزون وفق أفضل معايير الجودة والتطبيق الإلكتروني في جميع أعمالها.
الرسالة:
▪ تطبيق عمليات إدارة المخزون بأفضل معايير الجودة من خلال توظيف الكفاءات البشرية المتميزة واستخدام أفضل الممارسات والتقنيات وتطويرها وفق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية.
الأهداف العامة:
- الحفاظ على موجودات الجامعة بكافة مستودعاتها ووحداتها.
- الوصول إلى النظام الأمثل للتخزين حسب حالة وطبيعة ونوعية الأصناف المخزنة.
- ضمان تقديم الخدمة المستودعية إلى كافة جهات الجامعة.
- سلامة تطبيق وتنفيذ النُّظم والإجراءات المستودعية في إطار اللوائح العامة.
- تطبيق قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية في الاستلام والصرف والقيود وغير ذلك.
- القضاء على جميع المشكلات المستودعية، والحد من الأخطاء والانحرافات والتجاوزات غير النظامية، للحفاظ على المال العام من التسريب أو التبديد.
- إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مُستويات التخزين المُناسبة، وتحديد الكميات الاقتصادية للتخزين، لتفادي النقص أو الزيادة، ولتجنيب المخزون الإتاف أو انتهاء الصلاحية.
- التدريب المستمر لكافة مستويات الجهاز الوظيفي المستودعي، ومسؤولي العُهد ومُراقبي المخزون، لضمان تحويل الأساليب التي اشتملت عليها قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية إلى مُُمارسة عملية ناجحة، وتطبيق سليم.
- الارتقاء بالمستوى الرقابي للمخزون إلى التطبيق الآلي في جميع أعمالها وأنظمتها.
- التأكد من تطبيق اللوائح والأنظمة في جميع أعمال الإدارة.
- الإشراف على عمليات الجرد لكافة مستودعات الجامعة.
- اعتماد الخطط التشغيلية لأقسام الإدارة وأنشطتها خلال العام.
- العمل على تطوير السبل المثلى لأعمال الإدارة.
- اعتماد ميثاق وتقييم الأداء الوظيفي لمنسوبي الإدارة.
- متابعة التقارير الدورية والسنوية للإدارة.
- دراسة احتياجات الإدارة والعمل على توفيرها.
- توزيع العمل على المساعدين ورؤساء الأقسام.
- اقتراح تشكيل اللجان فيما يخص الأعمال الموكلة للإدارة.
- عقد الاجتماعات الدورية لمناقشة الأعمال وسير العمل.
- القيام بأي أعمال توكل له في إطار صلاحيات وكيل الجامعة.
